Am Spieltag sieht man im Stadion nur das Ergebnis: Die LED-Bande läuft, Sponsoren sind präsent, alles wirkt selbstverständlich und automatisiert. Für Fans und selbst für viele Verantwortliche im Verein ist die LED-Bande „nur“ ein Bildschirm, der halt funktioniert. In Wirklichkeit steckt dahinter aber ein ziemlich komplexes Zusammenspiel aus Logistik, Technik, Content-Management und Abstimmung mit vielen Beteiligten.

Wenn Sie im Verein Verantwortung für Vermarktung, Organisation oder Technik tragen, ist es wichtig zu verstehen, welche Aufgaben rund um einen Spieltag wirklich anfallen, damit die LED-Bande zuverlässig läuft. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, was im Hintergrund passiert und gibt dir konkrete Tipps, wie du die Abläufe in deinem Club professionell organisieren kannst.

LED-Bande am Spieltag

Bevor der erste Spot über die Bande läuft, muss überhaupt sichergestellt sein, dass die Hardware steht und funktioniert. Je nach Stadion und System ist schon das mehr Aufwand, als man im ersten Moment denkt.

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Aufbau, Logistik und Abstimmung im Stadion

Zunächst geht es ganz banal darum, die Bande überhaupt ins Stadion zu bekommen und an ihrem Platz aufzubauen. In vielen Profistadien stehen bestimmte LED-Systeme dauerhaft, in anderen Fällen wird die Bande zu den Spielen hin- und wieder abgebaut.

Aus Vereinssicht beginnt die Arbeit deshalb schon deutlich vor dem Spieltag. Die grundlegenden Fragen lauten: Wann kommt das Material ins Stadion, über welche Zufahrt, wo wird es zwischengelagert, wer ist Ansprechpartner vor Ort, welche Flächen dürfen überhaupt befahren werden und welche nicht. Sinnvoll ist, für jedes Heimspiel einen einfachen, aber klaren Ablaufplan zu haben: eine Uhrzeit für das Eintreffen des Materials, eine Uhrzeit für den Aufbau, eine Uhrzeit für den ersten Testlauf. Insbesondere wenn mehrere Gewerke im Stadion unterwegs sind (wie etwa Catering, TV, Security, Eventtechnik, etc.) sollte man sich frühzeitig abstimmen.

Für mobile oder teilweise mobile Systeme ist es hilfreich, einen festen Aufbauplan zu haben, der genau beschreibt, welche Segmente wo stehen, in welcher Reihenfolge sie platziert werden und wie die Kabelwege verlaufen. Je öfter der gleiche Plan verwendet wird, desto schneller wird der Aufbau und desto geringer ist das Risiko von Fehlern. Bei internationalen Spielen oder Partien mit hohen Anforderungen (wie zum Beispiel UEFA-Wettbewerbe) muss man zusätzlich einkalkulieren, dass die gesamte Technik deutlich früher stehen und getestet sein muss. Üblich ist hier, dass zwei Tage vor dem Spiel bereits alles betriebsbereit ist, damit TV-Teams Proben fahren und die Veranstalter Checks machen können.

Verkabelung, Inbetriebnahme und technische Prüfung

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Sobald die Module stehen, beginnt der technische Teil. Zuerst wird die Stromversorgung plangemäß eingerichtet. Das bedeutet: ausreichend abgesicherte Stromkreise, keine abenteuerlichen Mehrfachsteckdosen-Kaskaden, möglichst kurze und sichere Kabelwege. Parallel dazu wird die Datenverbindung hergestellt, typischerweise über Netzwerkkabel oder Glasfaser, je nach System. Wichtig ist, dass die Kabel so verlegt werden, dass sie weder zur Stolperfalle werden noch durch Fahrzeuge, Tore oder Türen beschädigt werden können.

Sind Strom und Daten angeschlossen, werden die Bandenmodule im System „angemeldet“. Jedes Modul hat eine feste Position in der Kette und im Bild. Nur wenn die Reihenfolge korrekt ist, ergibt die gesamte Bande ein durchgängiges Bild ohne verrutschte Logos oder abgeschnittene Spots. In der Praxis wird dann ein definierter technischer Check durchgeführt: Testbilder zur Prüfung von Helligkeit und Farbgleichmäßigkeit und Muster für die Ausrichtung sind üblich. Idealerweise gibt es dafür eine Checkliste, die zu jedem Heimspiel abgearbeitet wird.

Ein sehr einfacher, aber effektiver Tipp: Vor und nach jedem Spiel Fotos, auf denen die gesamte Bande zu sehen ist. So lassen sich Schäden, Helligkeitsunterschiede oder Veränderungen über die Saison hinweg dokumentieren. Auch für eventuelle Versicherungsfälle oder Reklamationen ist das Gold wert.

Abstimmung mit TV, Stadionshow und Regie

Sobald TV oder Streaming im Spiel ist, wird der technische Teil  um noch eine Aufgabe erweitert. Kameras reagieren empfindlich auf Umgebungshelligkeit. Eine zu helle oder zu dunkle Bande kann dazu führen, dass das Bild im Fernsehen schlecht aussieht.Deshalb ist es sinnvoll, vor allem bei TV-Spielen eine kurze Abstimmung mit der Regie oder dem verantwortlichen Bildingenieur zu haben. Gegebenenfalls wird dann die Helligkeit etwas angepasst.

Auch die Animationen selbst können ein Thema sein. Sehr schnelle, hektische Animationen sind im Stadion schwer lesbar und können im TV-Bild unruhig wirken. Hier lohnt es sich, schon bei der Content-Entwicklung auf sinnvolle Geschwindigkeiten und die richtigen Schriftgrößen zu achten.

Content am Spieltag

Die Technik kann perfekt sein, aber wenn der Content-Prozess nicht funktioniert, ist der Spieltag trotzdem stressig. Für viele Vereine ist dies der Bereich, der am meisten unterschätzt wird.

Abstimmung mit Sponsoren und interne Deadlines

Der Content-Prozess beginnt mehrere Tage vor dem Spiel und auch schon Wochen vor Saisonbeginn. Sponsoren müssen wissen, wann sie ihre Spots liefern sollen, in welchem Format und an wen. Es hat sich bewährt, klare Deadlines zu kommunizieren, zum Beispiel: Content-Anlieferung spätestens drei Werktage vor dem Spiel, Änderungen bis 48 Stunden vor Anpfiff.

Eine weitere gute Praxis ist eine zentrale Anlaufstelle, etwa eine eigene E-Mail-Adresse für Bandencontent. So laufen nicht zehn verschiedene Dateien in fünf verschiedenen Postfächern ein. Gleichzeitig sollten die technischen Spezifikationen frühzeitig und verständlich aufbereitet sein: Welche Auflösung ist nötig, welche Framerate, welches Dateiformat. Je klarer das kommuniziert wird, desto weniger Nacharbeit entsteht.

Gerade regionale Sponsoren, die zum ersten Mal Bandencontent liefern, sind mit diesen Anforderungen oft überfordert. Hier können Vereine echten Mehrwert bieten, indem sie Beispiele, Templates und vielleicht sogar eine einfache Checkliste zur Verfügung stellen. Wer früh erklärt, wie ein Motiv aussehen sollte, bekommt am Ende seltener „Notlösungen“, die weder schön noch gut lesbar sind.

Content-Produktion und Freigabeprozesse

Je nach Struktur im Verein gibt es zwei typische Szenarien. Im ersten Fall liefern Sponsoren ihre fertigen Spots an. Dann besteht die Aufgabe des Vereins oder des Dienstleisters darin, diese Inhalte technisch zu prüfen und gegebenenfalls kleinere Anpassungen vorzunehmen. Im zweiten Fall werden die Spots direkt vom Verein oder einem Dienstleister produziert. Dann beginnt alles mit einem Briefing: Welche Botschaft soll vermittelt werden, wie lang darf der Spot sein, welche Vorgaben gibt es für Farben, Logos, Claims und Animationen.

In beiden Fällen ist ein klarer Freigabeprozess entscheidend. Ein sinnvolles Vorgehen ist etwa: Zuerst wird der Spot technisch getestet, um sicherzustellen, dass er flüssig läuft und alle Elemente gut erkennbar sind. Dann folgt die inhaltliche Prüfung, bei der der Verein etwa auf rechtliche Themen, auf Übereinstimmung mit eigenen Richtlinien und auf die Einhaltung von Verbandsvorgaben achtet. Erst wenn diese Schritte erledigt sind, sollte die finale Freigabe an den Sponsor und intern für den Spieltag erfolgen.

Ein Tipp aus der Praxis: Halte für jeden Spieltag fest, welche Spots mit welchem Status eingeplant sind. Das kann in einer einfachen Excel Tabelle passieren. Das hilft enorm, den Überblick zu behalten, vor allem, wenn mehrere Personen beteiligt sind.

Playlisten und Regieplan für den Spieltag

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Herzstück der Spieltagsbetreuung ist die Frage: Wer läuft wann und wie oft über die Bande. Hier kommt der Regieplan ins Spiel, der festlegt, welche Inhalte in den verschiedenen Phasen des Spieltags gezeigt werden.

Ein typischer Spieltag besteht aus mehreren klar unterscheidbaren Abschnitten. Vor dem Einlass und zum Stadionöffnung laufen häufig Sponsoren mit regionalem Fokus. Während des Einlaufs und der Teamvorstellung werden oft besondere Animationen des Vereins oder spezielle Sponsorenanimationen gezeigt. In der Halbzeit gibt es meist eine Mischform aus Werbung, Vereinskommunikation und eventuell kurzen Aktionen und Aktivierungen. Nach dem Abpfiff sind Dankesbotschaften, Hinweise auf das nächste Heimspiel oder Kampagnen für Dauerkarten üblich.

Für den Operator am Spieltag ist es wichtig, dass jede dieser Phasen als eigene Playlist vorbereitet ist, sodass er dann zum richtigen Zeitpunkt die vorgesehene Playlist starten kann. Auch spontane Situationen wie eine längere Nachspielzeit oder Verzögerungen lassen sich besser abfangen, wenn klar ist, welche Inhalte für solche Fälle vorgesehen sind.

Full Service oder Inhouse: Welche Lösung passt zu Ihrem Club?

Spätestens wenn die Prozesse klarer werden, kommt die entscheidende Frage auf: Wollen wir das alles selbst machen oder holen wir uns externe Unterstützung. Beides kann funktionieren, aber die Voraussetzungen sind unterschiedlich.

Wann ein externer Full-Service-Partner sinnvoll ist

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Ein externer Dienstleister übernimmt in der Regel den kompletten technischen und operativen Teil am Spieltag. Das bedeutet: Aufbau und Abbau, technische Prüfung, Betrieb der Systeme während des Spiels, Wartung und Reparatur, teilweise auch Content-Erstellung.

Für Vereine, die wenig internes Personal haben oder bei denen sich Aufgaben ohnehin auf wenige Schultern verteilen, kann das eine enorme Entlastung sein. Niemand aus dem eigenen Team muss parallel zum Tagesgeschäft auch noch Bandenoperator, Techniker und Projektmanager spielen. Gleichzeitig bringt ein spezialisierter Partner Erfahrung aus anderen Stadien mit, kennt typische Fehler und hat meist Backuplösungen parat, falls doch einmal etwas ausfällt.

Full Service ist außerdem dann attraktiv, wenn viele TV-Spiele anstehen oder die Anforderungen generell hoch sind. In solchen Fällen ist die Angst vor Ausfällen groß, und die Bereitschaft, Verantwortung an Profis zu übergeben, ist oft höher. Der Preis dafür sind laufende Servicekosten pro Spieltag, die in die Budgetplanung einkalkuliert werden müssen.

Wann ein Inhouse-Setup gut funktionieren kann

Ein Inhouse-Modell, bei dem der Verein die Spieltagsbetreuung selbst übernimmt, kann eine gute Lösung sein, wenn genügend motivierte und technikaffine Menschen im Umfeld vorhanden sind. Diese Personen sollten aber nicht nur „irgendwie Zeit“ haben, sondern wirklich Verantwortung übernehmen wollen. Sie brauchen eine gründliche Schulung in der Software, ein Verständnis für die technischen Grundlagen und die Bereitschaft, sich mit Checklisten, Probeläufen und Regieplänen auseinanderzusetzen.

Der Vorteil eines Inhouse-Setups ist die maximale Flexibilität. Spontane Content-Ideen können auch kurzfristig umgesetzt werden, die Wege im Verein sind kurz und Kommunikationsschleifen mit Externen entfallen. Zudem lassen sich über die Zeit Kosten sparen, wenn keine regelmäßigen Servicepauschalen mehr anfallen.

Gleichzeitig ist die Abhängigkeit von Einzelpersonen höher. Wenn zwei Mitarbeitende alles im Griff haben, aber einer krank wird und der andere im Urlaub ist, steht man schnell vor einem Problem. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig für Vertretung zu sorgen und Wissen zu dokumentieren. Eine Kombination aus festgelegten Abläufen und Training für Operator bei Testspielen, die Abhängigkeit von einzelnen Köpfen zu reduzieren.

Eine Mischung aus beidem

Viele Vereine landen am Ende in einem Hybridmodell. Ein externer Partner übernimmt die komplexe Technik und die Wartung, während der Verein Schritt für Schritt mehr Verantwortung für den Content-Prozess und die Regieplanung übernimmt. So kann intern Know-how aufgebaut werden, ohne dass man bei technischen Problemen komplett auf sich allein gestellt ist.

Dieses Modell kann auch ein guter Übergang sein: Anfangs stärker auf Full Service setzen, parallel Leute ausbilden und mittelfristig überlegen, welche Teile des Prozesses man dauerhaft im Verein behalten möchte.

Fazit: Viel mehr Arbeit, als man von der Tribüne aus sieht

Von der Tribüne aus wirkt LED-Bandenwerbung simpel: Die Spots laufen, alles leuchtet, die Sponsoren sind präsent. Wenn man hinter die Kulissen schaut, wird schnell klar, wie viele Schritte nötig sind, damit am Spieltag alles glattläuft. Aufbau und Logistik, Strom- und Datenverkabelung, technische Checks, Abstimmung mit TV, Content-Anlieferung, Produktion, Freigaben, Playlisten und Regieplanung – all das muss sitzen, damit die Bande das tut, was sie tun soll: zuverlässig Sponsoren sichtbar machen, den Verein professionell präsentieren und zusätzliche Umsätze generieren.

Für viele Clubs ist es deshalb am Ende die bessere Lösung, einen spezialisierten Drittanbieter zu beauftragen oder zumindest Teile der Aufgaben auszulagern. Andere Vereine entscheiden sich bewusst dafür, sich das Wissen selbst aufzubauen. Wichtig ist in beiden Fällen, die Spieltagsbetreuung der LED-Bande nicht als „Nebensache“ zu behandeln.

Wer sie als eigenes Projekt versteht, klare Abläufe definiert und die richtigen Menschen damit beauftragt diese umzusetzen, hat am Spieltag tatsächlich das, was von außen so selbstverständlich aussieht: eine LED-Bande, die zur richtigen Zeit den richtigen Content auf der richtigen Fläche zeigt und damit Sponsoren, Fans und den eigenen Verein gleichermaßen zufrieden macht.

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